Um servidor de impressão vai muito além do que muitos pensam, que ele pode ser apenas um amais para a empresa, mas muito pelo contrário, ele possui uma importância muito grande. O hardware pode simplificar muitas tarefas do dia a dia na organização e facilita o trabalho de suporte caso ocorra problemas técnicos. O site Impressão Gerenciada algumas vantagens em possuir um servidor de impressão em uma de suas matérias publicadas.

• Controle único das filas de impressão:Com um servidor de impressão, todos os usuários dos computadores que utilizam alguma impressora do servidor, terão informações sobre papel preso, necessidade de troca de toner ao contrário do que acontece quando a impressora está isolada na rede, em que os erros só aparecem localmente na estação que enviou alguma impressão. Também se algum trabalho de impressão bloquear o equipamento é facilmente identificado o problema no servidor, sem precisar revisar todos os computadores dos usuários para descobrir de onde está vindo a impressão.

• Drivers:Esqueça problemas relacionados a drivers de impressoras, pois uma vez instalados no servidor, este mesmo driver é compartilhado entre as estações cliente.

• Controle:Com um servidor de impressão integrado a um domínio (Active Directory/LDAP), podemos efetuar o controle de quais usuários ou computadores terão permissão de efetuar impressões em cada impressora, bem como que horário será permitido imprimir.

• Gerenciamento e bilhetagem:Além disso, temos a opção de controlar todas as impressões realizadas por cada usuário ou cada grupo de usuário. Isto é muito importante para empresas definirem centros de custos dos setores. Quando utilizamos um servidor de impressão podemos utilizar softwares que registram tudo que é impresso e controlam quantas páginas determinado usuário/grupos de usuários podem imprimir durante determinado período.

• Contingência:No caso de uma das impressoras que estão instaladas no servidor de impressão, no caso de entrarem em falha ou tiverem algum problema que não possa ser imediatamente corrigido, podemos simplesmente redirecionar os trabalhos de impressão para qualquer outro dispositivo de impressão. Uma simples configuração no servidor já atualiza as impressoras para todos os computadores dos usuários. No caso de impressoras sem servidor, o departamento ou empresa ficaria sem impressora até que todos os computadores fossem configurados.

Em relação a possuir uma máquina exclusiva para este serviço, observa-se uma resistência grande por parte das empresas. Porém a matéria do site, também explica que não há a necessidade de ela ser exclusiva para o serviço de impressão, uma vez que se pode utilizar outros fins com a mesma máquina. Muitas empresas utilizam, por exemplo, o Active Directory para o controle de usuários neste mesmo servidor, pode-se tranquilamente adicionar o serviço de impressão no mesmo servidor sem que haja perda na qualidade do serviço, podendo ser inclusive uma máquina virtual.

Este serviço atende a todas as organizações, sejam pequenas ou grandes, porém, numa rede com cinco computadores por exemplo, não haverá necessidade de ter um computador com dedicação exclusiva para o servidor de impressão. Neste caso configura-se um computador de usuário comum, até mesmo com Windows 7 ou XP com um endereço fixo e ativa-se o compartilhamento de impressão. Para as empresas grandes, o ideal é sempre possuir um servidor de impressão para ampliar o gerenciamento das impressoras da rede.

Como relatado na matéria, são inúmeras as vantagens de um servidor de impressão, dado que, possuir um controle centralizado na empresa é melhor do que ter impressoras individuais espalhadas pela organização, o que dificulta o suporte e o gerenciamento de impressão.