Você provavelmente já trabalhou com algum documento que era confidencial e acabou passando por aquela situação constrangedora onde enviou um documento para impressão que acabou sendo visto por quem não deveria. Não estamos falando de impressões indevidas, e sim de arquivos que precisem de uma segurança extra, é importante saber como protegê-los.

A Impressão Gerenciada preparou algumas dicas que podem te auxiliar nessa tarefa e nós decidimos compartilhar com vocês.

1) Atente-se à organização e segurança do ambiente no qual os documentos estão armazenados

Seja em uma rede local ou em um sistema web na nuvem, o ambiente no qual os documentos estão armazenados deve ser configurado de maneira organizada e segura.

Em uma rede local, todos os computadores, bem como o servidor, devem possuir configuração de permissão de acesso e antivírus atualizado para evitar intromissões e invasões.

Em sistemas web também é ideal que haja controle de permissões por usuário e, além disso, que o sistema possua tecnologia atual, com suporte e monitoramento de segurança constante.

2) Criptografe documentos do Word e arquivos PDF

Ao criptografar um documento do Word, você garante que ninguém conseguirá visualizá-lo ou editá-lo caso não possua a senha. Para configurar essa proteção  

• Abra o documento;
• Vá até o menu e localize a aba “Informações” ou “Preparar”;
• Clique em “Proteger Documento” ou “Criptografar Documento”; Insira a senha (*Dica: escolha uma senha forte e não óbvia e evite compartilhá-la com quem não tiver a real necessidade de saber).

Também, é possível criptografar documentos em formato PDF. Os passos para essa configuração variam de acordo com o software de leitura de PDF que você utiliza.

3) Proteja seus documentos na hora de imprimi-los

Quando for necessário imprimir um documento com conteúdo sigiloso e evitar que o mesmo fique exposto, uma boa opção é utilizar algum software de impressão segura.

Uma ótima opção é o Safe Print, que somente libera a impressão de um documento mediante leitura de biometria, senha, cartão RFID ou de aproximação e, caso não ocorra a liberação dentro de determinado tempo, descarta o documento da fila de impressão.

Então se você precisa proteger um documento ou impressão, essas são algumas soluções que podem te ajudar. Acabe de vez com as preocupações de ter que imprimir documentos em sigilo e não saber a melhor solução para isso.