Os sistemas de gestão empresarial ou sistemas ERP, operam sob a formatação de módulos, onde cada um deles corresponde a uma determinada partição da empresa que o adquire. Utilizar um sistema de gestão integrado traz inúmeros benefícios para a administração de um negócio, pois no uso deste, processos podem ser automatizados e rotinas otimizadas gerando como resultado a economia de tempo e consequentemente de custos.

Depois de entender um pouco sobre o funcionamento dos sistemas, é de fácil entendimento que a gestão precise acompanhar e corresponder ao processamento de dados que o software designa, e nesse momento surge a dúvida clássica entre os usuários, como vou gerenciar esse módulo? Dentre os módulos que provocam esse questionamento, o departamento de contas é o que demanda uma urgência um pouco maior, afinal, tratam-se de movimentações financeiras, que representam o fluxo de caixa do seu negócio, e necessitam se manter-se em dias.

Assim como no setor de contabilidade, o pagamento dos boletos e recebimento dos valores devem ser tratados como mais que uma obrigação. A análise dessas informações permitirá um acompanhamento mais eficiente do que está sendo pago e do que está sendo recebido. Evidentemente, essa análise é impossível sem a ajuda de um bom sistema de gestão. Em pequenas empresas ainda é comum que o gerente financeiro, quase sempre o próprio empresário, se encarregue dessa função, mas, seres humanos estão sujeitos a erros, sem mencionar o processo cansativo que seria olhar cuidadosamente cada um dos documentos pertinentes ao assunto.

Módulo Contas a Pagar

O segredo da boa gestão no módulo de contas a pagar está na organização. Basta pensar em todos os processos que envolvem uma compra por exemplo: Verificação de estoque restante, definição de quantidades, pesquisa de preço junto aos fornecedores, emissão do pedido após a escolha, recebimento do boleto, pagamento do boleto e por fim o recebimento do pedido. São muitos processos não é mesmo? O módulo de contas a pagar em um sistema ERP atua com base na integração com os demais setores, por isso, ele recebe automaticamente os recibos de pedidos, e respectivos boletos a serem pagos, identificando também suas datas de vencimento e prazo para recebimento da entrega.  O ato de gerenciar tal módulo restringe-se apenas ao momento em que as contas serão pagas, algo que fica a critério do administrador e suas estratégias de contabilidade. Aqui podem ser incluídos também os pagamentos dos funcionários caso não haja um módulo especifico para essa tarefa.

Módulo Contas a Receber

O antes comum almoxarifado, está cada vez mais escasso nos prédios empresariais. Com o avanço dos softwares de gestão, tornou-se muito mais fácil armazenar os dados e documentos na forma de arquivos digitais do que nas pilhas de papel. Com isso, a organização também ganhou pontos positivos. Os problemas por sua vez permanecem os mesmos, como por exemplo a inadimplência de alguns clientes. Quem está gerindo essa área deve buscar diminuir senão eliminar essa taxa de devedores, o que pode ser feito com algumas práticas simples como:

Facilitar o pagamento antecipado

Descontos, vantagens e tudo que possa ser oferecido para induzir o cliente a pagar o mais rápido possível.

Enviar cobranças com antecedência

Se você se atrasa ao enviar cobranças não esperem que seus clientes façam diferente no momento de pagar.

Manutenção do diálogo

O diálogo aproxima o cliente da empresa, com essa relação fica menos incômodo tratar de assuntos delicados como os pagamentos.

Atenção ao crédito

É preciso uma análise profunda antes da oferta de credito a um cliente, pois mesmo que seu objetivo seja vender, é preciso garantir o recebimento do valor em questão.

O sistema de gestão integrado é uma ferramenta administrativa, e como toda ferramenta, depende em parte da destreza de quem a opera. Fazendo uma analogia com o exemplo citado, quanto mais completa a ferramenta, menor será a interferência necessária para a execução do trabalho, bastando apenas que o operador a direcione para os resultados desejados. De igual forma acontece com os softwares de gestão, quanto mais complexos eles são, menos exigem a intervenção humana para a conclusão de atividades, essa é a chamada automatização (ou automação) de processos. A otimização de rotinas por sua vez deriva do tempo economizado ao reduzir os esforços de retrabalho, como a reinserção de dados em várias planilhas e diminuir o tempo de resposta em tomadas de decisão, uma vez que, todas as informações, de todos os setores da empresa, encontram-se disponíveis em uma única interface.

Fonte: erp.eco.br