Calcular métricas, tendências, receitas, custos e gastos faz parte do cotidiano de toda empresa. Mas muitos empresários, quase sempre, não fazem ideia de quanto é o gasto em impressões dentro de sua empresa. O custo existe, mas o valor exato dele pode ser muito maior do que imaginam. Para as empresas de outsourcing é fundamental saber calcular os custos envolvidos com processo de impressão para os clientes. O site Impressão Gerenciada organizou em uma lista itens para serem observados que podem auxiliar na hora de calcular os custos e repassar ao seu cliente de forma que ele perceba o valor agregado:

1. Papel, Toner e equipamentos de impressão

Estes são os custos tradicionais, que todos conseguem enxergar.

2. Peças de reposição dos equipamentos

Aumenta muito o custo quando a empresa tem muitos modelos de impressora. Quanto mais modelos, maior o estoque de peças e menor é o lucro nos contratos.

3. Consumíveis

Cilindro, revelador, drum, itens que devem ser observados na hora de calcular o custo. Sempre considere a vida útil de cada consumível para calcular o custo página.

4. Custo de Logística de suprimento e equipamento

Sempre na hora de calcular o custo de toner, deve-se calcular o frete de ida e volta, pois é necessária a logística reversa, que caso você não faça está passível de multas. Este item também demonstra a responsabilidade ambiental da empresa de outsourcing.

5. Estoque de Suprimentos e consumíveis

Normalmente os tonners são componentes caros e dependendo do volume de impressoras e do número de modelos de impressoras envolvidas, o estoque de suprimentos pode superar facilmente o valor de equipamentos instalados no cliente. Para evirar este dinheiro parado você deve atentar a uma gestão de estoques ativa e precisa.

6. Treinamento de técnicos

Profissionais qualificados para treinar o usuário do cliente. O usuário treinado representa economia, pois assim ele não estragará equipamentos e necessitará muito menos do seu técnico, logo representando diminuição de custo para a empresa.

7. Depreciação de imobilizado (Equipamentos e peças)

O equipamento que sua empresa colocar no cliente pode ficar lá um ano por exemplo, e quando você retirar ele não estará da mesma forma que foi entregue há um ano atrás e não valerá mais o que valia.

8. Impressoras e equipamentos de backup

Cada impressora que você precisa ter disponível para colocar em seus clientes em casos de manutenção ou substituição representa um custo no seu contrato.

9. Atualização de Parque de impressoras

Equipamentos velhos dão mais manutenção e podem representar prejuízo no seu contrato de outsourcing de impressão. Coloque na sua programação a troca dos equipamentos antes que eles comecem a consumir muitas horas de seus técnicos.

10. Disponibilidade de Técnicos

Técnico com tempo ocioso esperando para atender um cliente custa caro. É normal e correto repassar o custo ao cliente em relação à disponibilidade deste profissional ao cliente. Existem muitas técnicas de estimativa para que você calcule o número correto de técnicos a serem treinados e disponibilizados para os clientes.

11. Deslocamento de Técnicos

Algumas empresas atendem em um raio de 100km, umas de 200k e para cada chamado então este custo é significativo e necessita contabilizar ele no custo.

12. SLA de atendimento

O nível de serviço, quanto melhor for o tempo de resposta ao cliente torna-se mais caro para a empresa outsourcing, pois terá que manter mais técnico a disposição.

13. Software de helpdesk e gestão

Estes produtos devem ser incluídos no cálculo de custo porque são serviços e itens oferecidos ao seu cliente e devem ser repassados.

14. Software de monitoramento de impressoras

São fundamentais para que você reduza seus custos com técnicos. Eles permitem que você faça os atendimentos de forma proativa, antes mesmo que o cliente abra um chamado.

15. Custos Financeiros e bancários

A remuneração do ativo financeiro com um banco ou uma financeira, deve ser levado em conta..

16. Desenvolvimento de Fornecedores

Cada vez que se troca de fornecedor gastamos muitas horas, além de ser desgastante para a empresa, pois é adaptação ela gera mudanças de processo e perda de conhecimento.

17. Gestão de Contratos, Faturamento e Cobrança

Estes itens devem ser calculados porque geram tempo e custo para captar, criar estratégias e metodologia para implementação na sua empresa. Por isso, é importante estar bem claro quanto à importância deste itens e mantê-los otimizados ao máximo.

18. Marketing e Comercial

Precisamos reservar recursos financeiros para que o fluxo de vendas seja contínuo em nossas empresas, então é necessário investir em marketing e ter uma equipe comercial treinada.

19. Energia Elétrica

Uma alternativa assertiva é reduzir a quantidade de impressoras e substituindo várias impressoras pequenas por uma maior e mais rápida. Isto irá reduzir o custo de energia, melhorar a velocidade e diminuir o número de equipamentos para dar problema. É imprescindível que você oriente seu cliente, pois na maioria das vezes ele não tem esta visão. Transforme esta oportunidade em argumento para a substituição dos vários equipamentos de pequeno porte por um de maior capacidade. Simplifique seu processo de logística de suprimentos e reduza o custo de impressão e de manutenção da empresa de outsourcing.

Os custos que estão por trás de um serviço de outsourcing de impressão são amplos e normalmente não visíveis aos olhos, e é ai que mora o problema. Demonstrar o valor de cada serviço prestado é um pré-requisito para que o cliente perceba e entenda que o contrato é um investimento e não um custo. Se atente ao mercado e opere contratos de acordo com os custos reais que o mesmo lhe traz para não deixar sua empresa no prejuízo e sim caminhá-la para o caminho certo.