Grande parte dos empresários não sabem realmente qual o valor da sua impressão. Geralmente estão cientes superficialmente do custo, que é bem maior do que pode ser visto. Para uma empresa de outsourcing saber calcular os custos que estão envolvido no processo de impressão é fundamental, pois assim consegue-se argumentar estatisticamente e mostrar de forma mais clara qual o real valor dos seus serviços.

O toner, papel e equipamentos de impressão, são os custos tradicionais que todos conseguem visualizar sem problemas, porém no processo de impressão se esconde outros gastos que muitas vezes não são vistos.

Com base na lista da Impressão Gerenciada destacamos alguns pontos que devem ser levados em consideração para calcular o custo de impressão no momento da contratação de seus serviços de outsourcing, que é importante que o seu cliente esteja ciente.

Peças de reposição, consumíveis e suprimentos

O custo pode aumentar o quando as empresas desejam impressoras de modelos variados, pois se a empresa possuir diversos modelos irá precisar de um número maior de peças sendo assim o lucro no contrato acaba sendo menor. Não se esqueça também de analisar a vida útil de cada consumível.

Fique atento ao estoque de suprimentos pois ele pode ultrapassar o valor dos equipamentos instalados, devido aqueles que possuem um valor considerável como o tonner.  Os suprimentos se encaixam também na questão de volume de impressoras e modelos, pois dependendo dos modelos e volume de impressão os cálculos dos contratos podem ser maiores.

Técnicos e serviços de auxilio

É importante uma empresa de outsourcing oferecer um treinamento qualificado para o seu cliente, ensinando e auxiliando no uso da impressora, qual maneira correta de inserir cartuchos e como fazer limpeza de forma adequada. O cliente que tiver treinamento terá um custo menor pois assim ele não irá danificar os equipamentos, necessitando menos de seu técnico. Sendo assim, o técnico terá mais disponibilidade para outros trabalhos, elevando o nível de serviço do seu outsourcing. Quanto mais rápido for a sua resposta ao cliente melhor será o seu atendimento.

Cada empresa tem um raio determinado para atender o cliente, umas 100km e algumas em 200km, o custo do deslocamento de seu técnico é significativo e deve estar contabilizado no custo. É sempre bom manter estes dados registrado para analisar o quanto você está gastando em cada contrato.

Não podemos esquecer dos Software de monitoramento de impressoras, são importantes para que se reduza o custo com técnicos, eles permitem que você faça o atendimento antes mesmo que seu cliente abra um chamado, considere seu custo nos contratos. Software de helpdesk e gestão são produtos que devem ser incluídos no cálculo de custo porque são serviços e itens oferecidos ao cliente.  O Helpdesk é sistema que permite que o cliente abra chamados solicitando atendimento e suprimentos. É normal e correto passar para ele o custo e disponibilidade do profissional. Existe diversas técnicas para você calcular a quantidade correta de técnicos que serão treinados e disponibilizado ao seu cliente.

Lembre-se que equipamentos envelhecem e ficam ultrapassados necessitando de manutenção mais que o normal. Logo, é necessário fazer a trocas desses equipamentos, a substituição deve ser prevista e inclusa nos cálculos do contrato, para que novamente não tome o tempo do seu técnico, pois como já vimos isso pode ser um risco tanto no atendimento quando no custo.

Existe ainda os custos financeiros, bancários, faturamento, cobrança, energia elétrica e entre outros. Aqui citamos alguns dos custos que muitas vezes acabam não ficando claro para o cliente, mas é sempre bom alerta-lo para que não haja complicações no final. Fique sempre atento ao mercado e aos limites de custo, pois se você oferecer um valor muito abaixo seu outsourcing estará no prejuízo.