Recentemente a revista Recicla Mais publicou em sua edição digital alguns estudos de instituições de pesquisas e consultorias sobre os hábitos de impressão no trabalho e os caminhos que isso pode percorrer. Expectativas, tendências e visões amplas sobre o assunto. Confira a matéria a seguir:

Publicação Original: https://reciclamais.com/pdf/web/index.php?a=reciclamais_206

As pessoas ainda confiam muito no papel e imprimem basicamente nos escritórios. O volume de impressão nas residências caiu drasticamente, a ponto de ser ignorado pelas empresas de pesquisa. Não se pode dizer que migraram para o trabalho, deixaram de existir como atividades domésticas, profissionalizando-se e atingindo alto grau de tecnologia e sofisticação. Isso se deve não só ao corte de custos nas finanças pessoais, mas uma verdadeira otimização e racionalização dos procedimentos de impressão. Afinal, quem precisa imprimir se se pode simplesmente guardar no computador, ou mais economicamente ainda, nos celulares.

As atividades de impressão estão passando por importantes mudanças, mas não vão acabar, como se antevia antigamente. Principalmente porque o material impresso permite assinatura, registro e edição de documentos. Outros aspectos a considerar são os e-mails, que têm caráter de documentos e demandam uma assinatura, no sentido de autenticação entre colaboradores de uma mesma empresa ou entre parceiras. E isso é fundamental nas relações empresariais.

Isso acontece também em função de as pequenas empresas, origem do principal volume de impressão, terem poucas iniciativas de automação de processos em seus negócios. E, de acordo com consultorias e institutos de pesquisas, as iniciativas fazem parte do comportamento de funcionários de todas as faixas etárias.

A expectativa é que o volume de impressão reduza com o passar dos anos em todas as esferas corporativas. Existe uma pressão ambiental com relação ao uso de papel e de tinta/toner, entretanto, a redução será paulatina, cerca de 1,5% ao ano, nos próximos anos. O que é considerado muito pouco ou insignificante, diante das previsões do passado. Além do mais, a diminuição acontece muito mais em função de corte de custos do que propriamente com preocupações ecológicas, embora todos afirmem estar cada vez mais conscientes e ecologicamente ativos.

Segurança

Os locais de impressão podem ser desafios de segurança, é o que revela a prévia do Relatório Quocirca Print 2025. Menos da metade das empresas pesquisadas protege as informações pessoais identificáveis nos processos de impressão. Tendências, desafios e oportunidades podem surgir da vulnerabilidade das multifuncionais, que funcionam em rede, interligando a utilização de funcionários via internet. Especialistas analisam o ambiente de ameaças cibernéticas em evolução, onde as impressoras em rede são pontos de extrema vulnerabilidade. Existe muita pressão para que as empresas protejam suas infraestrutura de impressão contra ataques cibernéticos e físicos.

As organizações mostram os pontos fracos que são as impressoras ou multifuncionais nos locais de trabalho. Além de os documentos impressos caírem em mãos não autorizadas, sem os controles corretos, os equipamentos avançados de hoje são cada vez mais um alvo para hackers externos, que os utilizam como ponto de acesso para atingir redes corporativa. No entanto, apesar desta realidade, menos da metade das empresas pesquisadas estão atualmente protegendo as informações pessoais identificáveis, relacionadas especificamente ao ambiente de impressão. As questões de privacidade de dados devem estar na ideia das empresas, que não podem se dar ao luxo de serem complacentes. As impressoras são pontos críticos no atual cenário de ameaças: de ataques cibernéticos externos a papéis confidenciais largados em locais compartilhados, apresentam uma grande variedade de graus de vulnerabilidades, todos preocupantes. Devemos garantir a proteção de dados, assim como os processos em que estão envolvidos, este deve ser um exercício constante em programas de segurança de qualquer organização. Por isso, é surpreendente que não exista um número maior de empresas protegendo dados no ambiente de impressão. Existe uma tendência a se concentrar na privacidade de dados como se fosse predominantemente um problema digital, mas existe o risco de que, focalizando as ameaças digitais, as organizações ignorem o risco mais simples, mas potencialmente prejudicial, que é controle inadequado dos processos de impressão.

Outsourcing

As grandes empresas mantêm políticas de diminuição de papéis impressos, mas isso nem sempre alcança todas as esferas corporativas. O que efetivamente colabora com a otimização de recursos no campo da impressão são os aplicativos de controle de páginas, oferecidos pelas companhias de outsourcing. Há quem diga que a redução, nos primeiros meses de implantação, chegou a 30%. As prestadoras de serviços de outsourcing trabalham inicial e basicamente com este argumento, o monitoramento e redução de impressão. A partir daí, chegam à documentação, através da digitalização, que têm sido um crescente campo de atividades oferecidas.

O avanço da tecnologia é um grande aliado dos processos empresariais, vejam os exemplos da evolução do outsourcing de impressão em todos os cantos do país. Principalmente depois que a digitalização passou a ser oferecida aos clientes, juntamente com a impressão. Na opinião de especialistas, a sigla MPS (Managed Print Services, serviços de impressão gerenciada) ganhou espaço para substituir os tradicionais termos “outsourcing de impressão”. A sigla traduz a evolução do negócio e as expectativas dos clientes: hoje, o que importa é o gerenciamento, menos que a impressão. O responsável de TI, o diretor financeiro dos seus clientes não quer saber de equipamentos, de papel, de toner: eles querem saber de números e relatórios para analisar como estão sendo utilizados os recursos de produção de documentos na empresa, eles querem poder estabelecer uma política de impressão para otimizar os custos, eles querem gerenciamento.

Software

A chave do sucesso no modelo do gerenciamento é o software, embora muita gente ache que software é complexo, que software é caro. Não, não é complexo: um conhecimento básico de rede e um bom treinamento na ferramenta (e os principais fornecedores de software MPS no mercado nacional oferecem treinamentos, suporte e documentação em Português) é o suficiente. Também não é caro, pois os softwares MPS oferecem um retorno alto sobre investimento, ou porque eles proporcionam economias de dinheiro e tempo ou porque eles facilitam novas vendas e oferecem novas fontes de renda para sua empresa.

Uma das maiores dificuldades é saber calcular custo, é saber quando uma impressora está dando prejuízo; saber comprar bem, desenvolver fornecedores. Para empresários do setor o grande erro da pequena empresa é que ela sempre apertou aqui, ali, e compra onde está mais barato. Alguém cortou o custo-página em alguns centavos, a pessoa corta também. Só a mudança deste pensamento vai trazer melhorias para todos.

Impressão e gerenciamento de documentos estão intrinsecamente vinculados aos processos empresariais. Na verdade, a digitalização favorece a redução da impressão, já que em muitos casos, proporciona o aspecto documentação. De qualquer maneira, as transformações já ocorridas, e as que estão por ocorrer, mostram que as impressões passam por uma conscientização e racionalização crescente. O que se acreditava ser a previsão do futuro de escritórios sem papel está se traduzindo, na realidade, em ambientes com menos papel nos negócios cotidianos. Talvez a extinção do uso de papel aconteça no futuro, mas ainda não é possível ver a concretização desta ideia. E a impressão não vai acabar, sempre fará parte dos processos, dentro de todas as empresas.