Segundo uma pesquisa retirada do site rtmworld.com, feita pela Keypoint Intelligence, sobre as formas de agir dos funcionários frente a diversos aspectos de impressão e gerenciamento de documentos, foi possível identificar as diferentes realidades dentro da rotina única dos escritórios e buscar insights sobre como a tecnologia de documentos se vincula a empresas maiores e as estratégias de TI.

Realizada no terceiro trimestre de 2018, na pesquisa participaram 250 funcionários de escritórios em geral que usam impressoras. As respostas foram divididas em quatro faixas etárias (18-29, 30-39, 40-49 e 50+) e em quatro tamanhos de empresas por número de funcionários (por exemplo, 1-9, 10-99, 100-499 e 500+).

Os resultados da pesquisa mostraram primeiramente, que e-mails e documentos que exigem uma assinatura são impressos pela maioria dos entrevistados, e também com maior frequência.

A impressão necessária, aquela que obrigatoriamente deve ser feita, representa 59% do volume de impressões nas empresas, sendo os principais motivos, manutenção de registros, assinatura de documentos ou entrega a alguém dentro da organização.

Segundo também os resultados da pesquisa, a principal razão para a impressão opcional é, de longe, uma preferência por revisar ou editar em papel. A impressão opcional está se tornando uma parcela maior da impressão geral, comparando com os anos anteriores (41%); acredita-se que isso pode significar que a automação do processo de negócios está impactando principalmente a impressão necessária. Impressão opcional foi definida como documentos (por exemplo, e-mails, relatórios) que não são necessariamente para impressão, mas os funcionários desejam imprimir porque preferem lê-los ou usá-los em formato impresso. A idade dos entrevistados tem pouco impacto nas escolhas por impressão necessária ou na impressão opcional. O fato de muitos jovens continuarem imprimindo porque preferem é um bom sinal para o futuro da impressão.As maiores empresas são as que mais provavelmente adotaram medidas para simplificar, remover ou automatizar operações ou processos de negócios relacionados a documentos (68%), ou seja, a impressão necessária está diminuindo de quantidade.

As descobertas acima apontam que a impressão necessária está em risco, ou seja, a automação de processos de negócios, pode acabar com a necessidade de imprimir milhares de documentos. Quando os processos são automatizados, a impressão tende a ser eliminada. Por exemplo, a adoção de assinaturas eletrônicas tem sido lenta, mas o aumento da conscientização sobre seus recursos de legalidade e segurança pode ajudar a impulsionar adoção deste. Além disso, os requisitos legais para o armazenamento de registros estão gradualmente passando do papel para o digital. Os resultados da pesquisa sugerem que as mudanças organizacionais estão, na maioria das vezes, impulsionando a automação do processo de negócios, em oposição às mudanças individuais no fluxo de trabalho, como vimos na impressão opcional.

Por que algumas pessoas não imprimem?

Uma das primeiras perguntas da pesquisa foi se o funcionário imprimia ou manipulava documentos que podiam ser impressos, e 23% dos entrevistados disseram que não imprimiam nada. No entanto, eles foram convidados a uma pergunta final, “Você indicou que não imprime documentos relacionados ao trabalho. Por favor, diga-nos por que?”. Os resultados estão abaixo no gráfico.

Por fim, podemos observar que os funcionários ainda confiam muito no papel e imprimem para tarefas de negócios do cotidiano. Muitos ainda preferem documentos impressos para trabalhos. Esses funcionários trabalham, normalmente, em pequenas empresas, pois essas são menos propensas à inserirem um processo de automação em seu sistema (geralmente devido a motivos de custo). Os funcionários que preferem a impressão abrangem todas as faixas etárias, até mesmo os mais jovens demonstram uma afinidade igual os mais velhos, pelos impressos.

Os trabalhadores, perguntados, esperam que o volume de impressão diminua minimamente nos próximos anos, embora apenas o tempo pode dizer até que ponto as iniciativas de processos de negócios reduz a impressão.

Um foco crescente será colocado na impressão opcional. Os players da indústria de impressão devem, tanto continuar dando preferência ao processo de impressão, quanto buscarem maneiras de apoiar a otimização do processo de negócios. Além disso, eles devem ajudar a promover o foco crescente na impressão opcional, por meio de pesquisas e estudos de casos que mostrem seus benefícios.